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Patientenakte anfordern: Anleitung, Muster & Tipps zur Einsicht in Krankenakte

    Dokumente vor Gesicht unsplash

    Sie möchten Ihre Patientenakte anfordern?

    Dann sind Sie sich vielleicht nicht sicher, wo Sie diese anfordern können, welche Schritte dafür notwendig sind und worauf Sie unbedingt achten sollten.

    Die Patientenakte wird umgangssprachlich als “Krankenakte” bezeichnet und enthält eine Reihe von Gesundheitsdaten: Das sind zum Beispiel Untersuchungen, Diagnosen und Therapien.

    In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:

    • Rechtsgrundlagen und die Pflichten zur Auskunft.
    • Anleitung und Muster-Schreiben, um die Patientenakte anzufordern.
    • Die elektronische Patientenakte (ePA).

    Vorsicht bei “Selbstversuchen”: Wir stellen auf unserer Website ausführliche Informationen bereit, um unsere Kunden bestmöglich aufzuklären. Lassen Sie sich davon bitte nicht dazu verführen, Ihre Versicherungsthemen ohne Rücksprache mit einem Experten zu regeln. Unsere jahrelangen Erfahrungen haben uns gelehrt: Es kommt oft auf Kleinigkeiten an.
    Unser Tipp: Lassen Sie sich von uns als Experten beraten und sichern Sie sich einen kostenlosen Beratungstermin – online oder offline. Auch ein Abschluss hat keine Mehrkosten für Sie!
    Klicken Sie hier und stellen eine Anfrage (telefonisch, per Mail oder direkt per Terminbuchung).

    Wozu ist die Einsicht in die Patientenakte hilfreich?

    Die Patientenakte gibt Ihnen einen Einblick in Ihre Gesundheitshistorie und die von den Ärzten abgerechneten Erkrankungen.

    Ziel der Patientenakte ist es, den gesamten Kontakt zwischen Arzt und Patienten zu dokumentieren.

    Nach § 630g (BGB) bestehen die Inhalte aus “Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnissen, Befunden, Therapien und ihren Wirkungen, Eingriffen und ihren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen”.

    In der Patientenakte finden Sie also Informationen zu folgenden Themen:

    • Anamnese (Ergebnisse bei der Befragung durch Ihren Arzt)
    • Diagnosen (Diagnostizierte Erkrankungen)
    • Untersuchungen
    • Untersuchungsergebnisse
    • Befunde
    • Therapien (und Ihre Wirkungen)
    • Eingriffe (und ihre Wirkungen)
    • Aufzeichnungen zu Aufklärungen und Einwilligungen
    • Arztbriefe

    Diese Informationen können für Sie als Patienten hilfreich sein, da Sie so einen guten Einblick erhalten, wie die eigene Gesundheitshistorie aussieht und welche Leistungen abgerechnet worden sind.

    Einen direkten praktischen Nutzen hat die Patientenakte vor Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) oder privaten Krankenversicherung (PKV):

    Bei Versicherungen, bei denen der Gesundheitszustand sowie etwaige Vorerkrankungen wichtig sind, liefert die Patientenakte eine notwendige Datenbasis.

    Zum Beispiel für die anonyme Risikovoranfrage beim Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) oder beim Abschluss einer privaten Krankenversicherung (PKV) sind die Daten aus Patientenakten hilfreich.

    Denn bei diesen Versicherungen kommt es auf den Gesundheitszustand an und darauf, dass der Gesundheitszustand den potenziellen Versicherern zutreffend mitgeteilt wird.

    Hinweis: Wir begleiten Menschen beim Abschluss von Versicherungen (z.B. BU und PKV), damit sie bei entscheidenden Schritten wie der anonymen Risikovoranfrage keine Fehler machen. Das ist wichtig, damit sie einen guten Versicherungsschutz haben und die Versicherer auch wirklich leisten! Dazu ist die professionelle Aufarbeitung des Gesundheitszustandes essenziell.

    Rechtsgrundlage: Diese Rechte haben Patienten

    Können Sie die Patientenakte “einfach so” einsehen? Ja, das können Sie.

    Im Folgenden die Rechtsgrundlagen dazu:

    • Recht darauf, den Verhandlungsverlauf einzusehen.
    • Recht auf “unverzügliche” Einsicht in die Akte.
    • Aufbewahrungspflicht für mindestens 10 Jahre nach der Behandlung (nach “Patientenrechtegesetz”)
    • Recht auf Kopien (ggfs. anfallende Kosten wie Papier, Datenträger, Versand dürfen in Rechnung gestellt werden).

    Die Rechtsgrundlage findet sich in § 630g BGB: Einsichtnahme Patientenakte

    “(1) Dem Patienten ist auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Patientenakte zu gewähren, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Die Ablehnung der Einsichtnahme ist zu begründen. § 811 ist entsprechend anzuwenden.

    (2) Der Patient kann auch elektronische Abschriften von der Patientenakte verlangen. Er hat dem Behandelnden die entstandenen Kosten zu erstatten.

    (3) Im Fall des Todes des Patienten stehen die Rechte aus den Absätzen 1 und 2 zur Wahrnehmung der vermögensrechtlichen Interessen seinen Erben zu. Gleiches gilt für die nächsten Angehörigen des Patienten, soweit sie immaterielle Interessen geltend machen. Die Rechte sind ausgeschlossen, soweit der Einsichtnahme der ausdrückliche oder mutmaßliche Wille des Patienten entgegensteht.”

    Quelle: § 630g BGB

    Weitere Ausführungen zu Krankenakten bieten auch Krankenkassen auf ihren Websites an, wie zum Beispiel die Daimler BKK und die TK:

    Daimler BKK zu Patientenakten:

    “Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird in einem eventuellen Gerichtsprozess zu Lasten des Arztes unterstellt, dass die nicht dokumentierte Maßnahme auch nicht erfolgt ist.

    Patienten haben grundsätzlich das Recht ihre Patientenakte einzusehen. Nur unter strengen Voraussetzungen darf dieser Wunsch mit einer Begründung abgelehnt werden.”

    Quelle: Daimler BKK

    TK zu Patientenakten:

    “Patienten haben das Recht, die Patientenakte einzusehen oder – gegebenenfalls gegen einen Kostenbeitrag – Kopien davon zu erhalten. In einigen Situationen darf der Arzt die Einsichtnahme verweigern – insbesondere, wenn dies aus therapeutischer Sicht für den Patienten schädlich sein könnte und der Arzt dieses Risiko begründen kann. Die Akte muss vollständig, sorgfältig und manipulationssicher geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen als solche erkennbar sein. Was in der Patientenakte nicht dokumentiert ist, gilt im Streitfall als nicht gemacht, wenn der Arzt dies nicht widerlegen kann.”

    Quelle: TK

    Anleitung: So fordern Sie die Patientenakte an

    1) Kontakt aufbauen: Krankenkasse, Hausarzt, Facharzt oder Krankenhaus anfragen

    Fragen Sie nach Ihren Unterlagen: Per Mail, per Brief oder per Anruf.

    Wenn Sie die Patientenakte per Mail oder per Brief anfordern möchten, nutzen Sie gerne das untenstehende Muster-Schreiben fürs Anfordern der Patientenakte.

    Tipp: Wenn es um Akten aus dem Krankenhaus geht, können Sie die behandelnde Abteilung oder die Klinik selbst anschreiben.

    2) Keine Begründung notwendig

    Sie haben das Recht auf Einsicht, ohne eine Begründung zu nennen. Wenn Sie trotzdem nach dem Grund gefragt werden, reicht ein kurzes “für meine Unterlagen” aus.

    3) Ablehnung möglich, aber nur aus erheblichen Gründen

    Ablehnungen sind nur möglich, wenn erhebliche therapeutische Gründe dagegensprechen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Daten hinsichtlich der psychiatrischen oder psychotherapeutischen Behandlung der Genesung des Patienten im Wege stehen könnten.

    Teile der Patientenakte dürfen zurückgehalten werden, wenn das Persönlichkeitsrecht erheblich betroffen ist. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn vertrauliche Angaben über Dritte in der Akte stehen.

    Mögliche Probleme beim Anfordern der Patientenakte

    Wird Ihnen die Einsicht oder Kopie durch Ihren Arzt verweigert und wird Ihnen kein triftiger Grund genannt, haben Sie folgende Möglichkeiten:

    1. Weisen Sie Ihren Arzt auf die Rechtslage nach BGB bzw. DSGVO hin.
    2. Fordern Sie Ihren Arzt ggfs. zusätzlich schriftlich zur Bereitstellung der Patientenakte auf. Gerne mit Fristsetzung.
    3. Schalten Sie ggfs. zusätzlich einen Rechtsanwalt ein.
    4. Legen Sie ggfs. zusätzlich Beschwerde bei der zuständigen Ärztekammer ein und wenden Sie sich an die an die Unabhängige Patientenberatung Deutschland (UPD).

    Vorlage / Muster für Anforderung der Patientenakte

    Absender:
    Ihre Anschrift

    An:
    Anschrift der Arztpraxis oder des Krankenhauses

    Ort, Datum

    Kopie meiner Patientenakte (Name, Geburtsdatum)

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    für meine Unterlagen bitte ich Sie um eine Kopie (oder: um Einsicht) meiner Patientenakte. Dies ist in § 630g Bürgerliches Gesetzbuch sowie in Art. 15 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

    Ich möchte die Kopie meiner vollständigen Patientenakte gerne bei Ihnen vor Ort abholen. Geben Sie mir bitte vorab Information, falls Kosten anfallen sollten und in welcher Höhe.

    Oder: Bitte schicken Sie mir die Kopie meiner vollständigen Patientenakte an die oben genannte Adresse.

    Oder: Bitte geben Sie mir so bald wie möglich Gelegenheit, die Patientenakte bei Ihnen vor Ort einzusehen. Senden Sie mir dazu gerne einen Terminvorschlag.

    Für Ihre Bemühungen bedanke ich mich im Voraus!

    Mit freundlichen Grüßen

    Ihr Name

    Je nachdem, ob Sie die Patientenakte gerne selbst abholen möchten, an Ihre Adresse versandt haben möchten oder lediglich Einsicht erhalten möchte, wählen sie eine der entsprechenden Möglichkeiten aus dem Musterschreiben.

    Kosten bei a) Einsicht in Krankenakte und b) Anfordern der Krankenakte

    Die Einsicht in die Patientenakte ist kostenlos, die Kopie der Patientenakte verursacht Kosten, die eventuell von Ihnen getragen werden müssen.

    Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist festgelegt, dass für die Kopien der Krankenakte folgende Kosten veranschlag werden können:

    • Kosten pro Seite für die ersten 50 Seiten: Maximal 50 Cent
    • Kosten pro Seite ab der 51. Seite: Maximal 15 Cent

    Nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es folgende Regelung:

    • Die erste Kopie muss kostenlos sein.
    • Erst bei Anforderung mehrerer Exemplare der Patientenakte müssen die Kosten ab dem zweiten Exemplar getragen werden.

    Hinweis: Aktuell kann nicht abschließend beurteilt werden, ob die Regelung nach BGB aufgrund der DSGVO-Regelung weiterhin aufrechterhalten werden kann. Die weitere Rechtsentwicklung wird hier Klarheit bringen. Weisen Sie gerne auf die Rechtslage nach DSGVO hin, falls Kosten in Rechnung gestellt werden könnten.

    Elektronische Patientenakte (ePA): Gesundheitsdaten online einsehen

    Seit Januar 2021 bieten Krankenkassen die elektronische Patientenakte (ePA) an. Dabei stellen sie den Versicherten eine App zur Verfügung, mit der sie Zugang zur elektronischen Krankenakte erhalten.

    Mit der elektronischen Patientenakte ist es möglich, Gesundheitsdaten digital einzusehen.

    In der ePA-App gibt es Auswahlmöglichkeiten zu:

    • Was gespeichert wird.
    • Wer was sehen darf.
    • Wie lange jemand Zugriff auf die Daten hat.

    Die App dient also einerseits dazu, den Versicherten selbst Informationen bereitzustellen. Andererseits dient sie aber auch dazu, Berechtigungen verteilen zu können und den Informationsfluss zwischen behandelnden Ärzten zu vereinfachen.

    Die elektronische Patientenakte (ePA) laut Bundesgesundheitsministerium:

    “Welche Medikamente nimmt eine Patientin oder ein Patient, welche Vorerkrankungen liegen vor, wie sind die Blutwerte, welche Untersuchungen wurden im Vorfeld durchgeführt und wie verliefen frühere Behandlungen? Viele dieser Informationen über unsere Gesundheit stehen verteilt in den Aktenordnern unserer Arztpraxen und Krankenhäuser. Gehen wir dann zum nächsten Arzt, liegen diese Informationen über uns oftmals nicht oder nicht rechtzeitig vor und Untersuchungen müssen wiederholt werden. Damit machen wir Schluss. Seit dem 1. Januar 2021 können alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Krankenkassen erhalten, in der medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen und Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg umfassend gespeichert werden können – dafür hat Bundesgesundheitsminister Jens Spahn mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz gesorgt.”

    Quelle: Bundesgesundheitsministerium

    Einsicht in Patientenakte: Berufsunfähigkeitsversicherung und private Krankenversicherung

    Die Einsicht in die Patientenakte vor dem Abschluss von Versicherungen, bei denen es auf den Gesundheitszustand ankommt, ist zu empfehlen.

    Die Patientenakte gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Gesundheitshistorie vollständig und korrekt zu verstehen.

    Durch die Einsicht wird sichergestellt, dass Sie:

    • Die (anonyme) Risikovoranfrage korrekt ausfüllen.
    • Mögliche Erkrankungen zutreffend darstellen können: Bei Ihren Erkrankungen also weder unabsichtlich “übertreiben” noch unabsichtlich “untertreiben”.
    • Keine wichtigen Erkrankungen vergessen.
    • … und damit der sogenannten “vorvertraglichen Anzeigepflicht” nachkommen.

    Häufige Fragen zur Einsicht in Patientenakte (FAQ)

    FAQ: Patientenakte anfordern bei Arzt in Rente / Schließung der Praxis / Praxisaufgabe?

    Bei einer geplanten Schließung oder Aufgabe der Praxis werden Sie im Regelfall vorab informiert. Sie können dann eine Entscheidung treffen, was mit Ihren Akten passieren soll – zum Beispiel Abholung der Patientenakte oder Versand an einen neuen (von Ihnen zu benennenden Arzt).

    Falls die Schließung ohne Ankündigung erfolgt, sind viele Praxen postalisch über Nachsendungen erreichbar.

    Falls das nicht der Fall ist, können Sie bei der Kassenärztlichen Vereinigung oder bei der zuständigen Ärztekammer um die Herausgabe der Postanschrift bitten.

    FAQ: Patientenakte anfordern bei Übergabe der Praxis

    Bei einer geplanten Übergabe werden Sie im Regelfall vorab informiert. Sie können dann eine Entscheidung treffen, was mit Ihren Akten passieren soll – zum Beispiel Abholung der Patientenakte oder Versand an einen neuen (von Ihnen zu benennenden Arzt).

    Falls die Übergabe ohne Ankündigung erfolgt, sind viele Praxen postalisch über Nachsendungen erreichbar.

    Falls das nicht der Fall ist, können Sie bei der Kassenärztlichen Vereinigung oder bei der zuständigen Ärztekammer um die Herausgabe der Postanschrift bitten.

    FAQ: Patientenakte anfordern bei Arztwechsel?

    Kontaktieren Sie dazu Ihren “alten” Arzt und bitten Sie um die Weitergabe der Patientenakte.

    FAQ: Wie lange dauert Zusendung der Patientenakte?

    Wenn Sie eine Kopie der Patientenakte anfordern, empfiehlt es sich, eine Frist zwischen 2 und 4 Wochen zu setzen – in dieser Zeitspanne ist eine Zusendung der Patientenakte an Sie realistisch.

    Bei geringer Auslastung kann die Patientenakte aber bereits nach wenigen Tagen bei Ihnen angekommen sein.

    Fragen Sie bei Ihrer Anfrage gerne nach, mit welcher Bearbeitungszeit Sie rechnen müssen.

    FAQ: Patientenakte anfordern bei Krankenkasse?

    Sie können die Patientenakte auch bei der Krankenkasse anfordern. Gehen Sie dazu in direkten Kontakt mit Ihrer Krankenkasse.

    Kontaktieren Sie uns!

    Als Versicherungsmakler mit jahrelanger Erfahrung möchten wir Sie gerne unterstützen – damit Sie bei der Wahl und Ausgestaltung Ihrer Berufsunfähigkeitsversicherung und privaten Krankenversicherung keine Fehler machen.

    Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf! Klicken Sie hier und stellen eine Anfrage (telefonisch, per Mail oder direkt per Terminbuchung).

    Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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