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Patientenakte anfordern: Anleitung, Muster & Tipps zur Einsicht in Krankenakte

    Dokumente vor Gesicht unsplash

    Du möchtest deine Patientenakte anfordern?

    Dann bist du dir vielleicht nicht sicher, wo du sie anfordern kannst, welche Schritte dafür notwendig sind und worauf du unbedingt achten solltest.

    Die Patientenakte wird umgangssprachlich als “Krankenakte” bezeichnet und enthält eine Reihe von Gesundheitsdaten: Das sind zum Beispiel Untersuchungen, Diagnosen und Therapien.

    In diesem Beitrag zeigen wir dir:

    • Rechtsgrundlagen und die Pflichten zur Auskunft.
    • Anleitung und Muster-Schreiben, um die Patientenakte anzufordern.
    • Die elektronische Patientenakte (ePA).

    Wozu ist die Einsicht in die Patientenakte hilfreich?

    Die Patientenakte gibt dir einen Einblick in deine Gesundheitshistorie und die von den Ärzten abgerechneten Erkrankungen.

    Ziel der Patientenakte ist es, den gesamten Kontakt zwischen Arzt und Patienten zu dokumentieren.

    Nach § 630g (BGB) bestehen die Inhalte aus “Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnissen, Befunden, Therapien und ihren Wirkungen, Eingriffen und ihren Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen”.

    In der Patientenakte findest du also Informationen zu folgenden Themen:

    • Anamnese (Ergebnisse bei der Befragung durch Ihren Arzt)
    • Diagnosen (Diagnostizierte Erkrankungen)
    • Untersuchungen
    • Untersuchungsergebnisse
    • Befunde
    • Therapien (und Ihre Wirkungen)
    • Eingriffe (und ihre Wirkungen)
    • Aufzeichnungen zu Aufklärungen und Einwilligungen
    • Arztbriefe

    Diese Informationen können für dich als Patient hilfreich sein, da du so einen guten Einblick erhältst, wie die eigene Gesundheitshistorie aussieht und welche Leistungen abgerechnet worden sind.

    Einen direkten praktischen Nutzen hat die Patientenakte vor Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) oder privaten Krankenversicherung (PKV):

    Bei Versicherungen, bei denen der Gesundheitszustand sowie etwaige Vorerkrankungen wichtig sind, liefert die Patientenakte eine notwendige Datenbasis.

    Zum Beispiel für die anonyme Risikovoranfrage beim Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung (BU) oder beim Abschluss einer privaten Krankenversicherung (PKV) sind die Daten aus Patientenakten hilfreich.

    Denn bei diesen Versicherungen kommt es auf den Gesundheitszustand an und darauf, dass der Gesundheitszustand den potenziellen Versicherern zutreffend mitgeteilt wird.

    Vorsicht bei “Selbstversuchen”: Lass dich bitte nicht dazu hinreißen, deine Versicherungsthemen ohne Rücksprache mit einem Experten zu regeln. Unsere jahrelangen Erfahrungen haben uns gelehrt: Es kommt oft auf Kleinigkeiten an.

    Unser Tipp: Geh auf Nummer sicher und lass dich bitte vorher kostenlos von uns als Experten beraten. Bei uns stehen von Anfang an deine Fragen und Bedürfnisse im Vordergrund. Es geht um dich und nicht um ein Produkt. Wir führen Gespräche ohne Zeitdruck. Es entsteht keine Beratungsgebühr, auch wenn für dich keine Versicherung Sinn ergibt und auch wenn du bereits gut abgesichert sein solltest.

    Warum wir uns gegen Honorarberatung entschieden haben: Honorarberatung vs. Versicherungsmakler. 

    Rechtsgrundlage: Diese Rechte haben Patienten

    Kannst du die Patientenakte “einfach so” einsehen? Ja, das ist dein Recht.

    Im Folgenden die Rechtsgrundlagen dazu:

    • Recht darauf, den Verhandlungsverlauf einzusehen.
    • Recht auf “unverzügliche” Einsicht in die Akte.
    • Aufbewahrungspflicht für mindestens 10 Jahre nach der Behandlung (nach “Patientenrechtegesetz”)
    • Recht auf Kopien (ggfs. anfallende Kosten wie Papier, Datenträger, Versand dürfen in Rechnung gestellt werden).

    Die Rechtsgrundlage findet sich in § 630g BGB: Einsichtnahme Patientenakte

    “(1) Dem Patienten ist auf Verlangen unverzüglich Einsicht in die vollständige, ihn betreffende Patientenakte zu gewähren, soweit der Einsichtnahme nicht erhebliche therapeutische Gründe oder sonstige erhebliche Rechte Dritter entgegenstehen. Die Ablehnung der Einsichtnahme ist zu begründen. § 811 ist entsprechend anzuwenden.

    (2) Der Patient kann auch elektronische Abschriften von der Patientenakte verlangen. Er hat dem Behandelnden die entstandenen Kosten zu erstatten.

    (3) Im Fall des Todes des Patienten stehen die Rechte aus den Absätzen 1 und 2 zur Wahrnehmung der vermögensrechtlichen Interessen seinen Erben zu. Gleiches gilt für die nächsten Angehörigen des Patienten, soweit sie immaterielle Interessen geltend machen. Die Rechte sind ausgeschlossen, soweit der Einsichtnahme der ausdrückliche oder mutmaßliche Wille des Patienten entgegensteht.”

    Quelle: § 630g BGB

    Weitere Ausführungen zu Krankenakten bieten auch Krankenkassen auf ihren Websites an, wie zum Beispiel die Daimler BKK und die TK:

    Daimler BKK zu Patientenakten:

    “Patientenakten sind vollständig und sorgfältig zu führen. Fehlt die Dokumentation oder ist sie unvollständig, wird in einem eventuellen Gerichtsprozess zu Lasten des Arztes unterstellt, dass die nicht dokumentierte Maßnahme auch nicht erfolgt ist.

    Patienten haben grundsätzlich das Recht ihre Patientenakte einzusehen. Nur unter strengen Voraussetzungen darf dieser Wunsch mit einer Begründung abgelehnt werden.”

    Quelle: Daimler BKK

    TK zu Patientenakten:

    “Patienten haben das Recht, die Patientenakte einzusehen oder – gegebenenfalls gegen einen Kostenbeitrag – Kopien davon zu erhalten. In einigen Situationen darf der Arzt die Einsichtnahme verweigern – insbesondere, wenn dies aus therapeutischer Sicht für den Patienten schädlich sein könnte und der Arzt dieses Risiko begründen kann. Die Akte muss vollständig, sorgfältig und manipulationssicher geführt werden. Nachträgliche Änderungen müssen als solche erkennbar sein. Was in der Patientenakte nicht dokumentiert ist, gilt im Streitfall als nicht gemacht, wenn der Arzt dies nicht widerlegen kann.”

    Quelle: TK

    Anleitung: So forderst du deine Patientenakte an

    1) Kontakt aufbauen: Krankenkasse, Hausarzt, Facharzt oder Krankenhaus anfragen

    Frage nach deinen Unterlagen: per E-Mail, per Brief oder am Telefon.

    Wenn du die Patientenakte per E-Mail oder Brief anfordern möchtest, nutze gerne das untenstehende Muster-Schreiben fürs Anfordern der Patientenakte.

    Tipp: Wenn es um Akten aus dem Krankenhaus geht, kannst du die behandelnde Abteilung oder die Klinik selbst anschreiben.

    2) Keine Begründung notwendig

    Du hast das Recht auf Einsicht, ohne eine Begründung zu nennen. Wenn du trotzdem nach dem Grund gefragt werden, reicht ein kurzes “für meine Unterlagen” aus.

    3) Ablehnung möglich, aber nur aus erheblichen Gründen

    Ablehnungen sind nur möglich, wenn erhebliche therapeutische Gründe dagegensprechen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Daten hinsichtlich der psychiatrischen oder psychotherapeutischen Behandlung der Genesung des Patienten im Wege stehen könnten.

    Teile der Patientenakte dürfen zurückgehalten werden, wenn das Persönlichkeitsrecht erheblich betroffen ist. Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn vertrauliche Angaben über Dritte in der Akte stehen.

    Mögliche Probleme beim Anfordern der Patientenakte

    Wird dir die Einsicht oder Kopie durch deinen Arzt verweigert und wird dir kein triftiger Grund genannt, hast du folgende Möglichkeiten:

    1. Weise deinen Arzt auf die Rechtslage nach BGB bzw. DSGVO hin.
    2. Fordere deinen Arzt ggfs. zusätzlich schriftlich zur Bereitstellung der Patientenakte auf. Gerne mit Fristsetzung.
    3. Schalte ggfs. zusätzlich einen Rechtsanwalt ein.
    4. Lege ggfs. zusätzlich Beschwerde bei der zuständigen Ärztekammer ein und wende dich an die an die Unabhängige Patientenberatung Deutschland (UPD).

    Vorlage / Muster für Anforderung der Patientenakte

    Absender:
    Ihre Anschrift

    An:
    Anschrift der Arztpraxis oder des Krankenhauses

    Ort, Datum

    Kopie meiner Patientenakte (Name, Geburtsdatum)

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    für meine Unterlagen bitte ich Sie um eine Kopie (oder: um Einsicht) meiner Patientenakte. Dies ist in § 630g Bürgerliches Gesetzbuch sowie in Art. 15 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geregelt.

    Ich möchte die Kopie meiner vollständigen Patientenakte gerne bei Ihnen vor Ort abholen. Geben Sie mir bitte vorab Information, falls Kosten anfallen sollten und in welcher Höhe.

    Oder: Bitte schicken Sie mir die Kopie meiner vollständigen Patientenakte an die oben genannte Adresse.

    Oder: Bitte geben Sie mir so bald wie möglich Gelegenheit, die Patientenakte bei Ihnen vor Ort einzusehen. Senden Sie mir dazu gerne einen Terminvorschlag.

    Für Ihre Bemühungen bedanke ich mich im Voraus!

    Mit freundlichen Grüßen

    Ihr Name

    Je nachdem, ob du die Patientenakte gerne selbst abholen möchtest, an deine Adresse versandt haben willst oder lediglich Einsicht erhalten möchtest, wählen eine der entsprechenden Möglichkeiten aus dem Musterschreiben.

    Kosten bei a) Einsicht in Krankenakte und b) Anfordern der Krankenakte

    Die Einsicht in die Patientenakte ist kostenlos, die Kopie der Patientenakte verursacht Kosten, die eventuell von dir getragen werden müssen.

    Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist festgelegt, dass für die Kopien der Krankenakte folgende Kosten veranschlagt werden können:

    • Kosten pro Seite für die ersten 50 Seiten: Maximal 50 Cent
    • Kosten pro Seite ab der 51. Seite: Maximal 15 Cent

    Nach der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gibt es folgende Regelung:

    • Die erste Kopie muss kostenlos sein.
    • Erst bei Anforderung mehrerer Exemplare der Patientenakte müssen die Kosten ab dem zweiten Exemplar getragen werden.

    Hinweis: Aktuell kann nicht abschließend beurteilt werden, ob die Regelung nach BGB aufgrund der DSGVO-Regelung weiterhin aufrechterhalten werden kann. Die weitere Rechtsentwicklung wird hier Klarheit bringen. Weisen Sie gerne auf die Rechtslage nach DSGVO hin, falls Kosten in Rechnung gestellt werden könnten.

    Elektronische Patientenakte (ePA): Gesundheitsdaten online einsehen

    Seit Januar 2021 bieten Krankenkassen die elektronische Patientenakte (ePA) an. Dabei stellen sie den Versicherten eine App zur Verfügung, mit der sie Zugang zur elektronischen Krankenakte erhalten.

    Mit der elektronischen Patientenakte ist es möglich, Gesundheitsdaten digital einzusehen.

    In der ePA-App gibt es Auswahlmöglichkeiten zu:

    • Was gespeichert wird.
    • Wer was sehen darf.
    • Wie lange jemand Zugriff auf die Daten hat.

    Die App dient also einerseits dazu, den Versicherten selbst Informationen bereitzustellen. Andererseits dient sie aber auch dazu, Berechtigungen verteilen zu können und den Informationsfluss zwischen behandelnden Ärzten zu vereinfachen.

    Die elektronische Patientenakte (ePA) laut Bundesgesundheitsministerium:

    “Welche Medikamente nimmt eine Patientin oder ein Patient, welche Vorerkrankungen liegen vor, wie sind die Blutwerte, welche Untersuchungen wurden im Vorfeld durchgeführt und wie verliefen frühere Behandlungen? Viele dieser Informationen über unsere Gesundheit stehen verteilt in den Aktenordnern unserer Arztpraxen und Krankenhäuser. Gehen wir dann zum nächsten Arzt, liegen diese Informationen über uns oftmals nicht oder nicht rechtzeitig vor und Untersuchungen müssen wiederholt werden. Damit machen wir Schluss. Seit dem 1. Januar 2021 können alle gesetzlich Versicherten eine elektronische Patientenakte (ePA) ihrer Krankenkassen erhalten, in der medizinische Befunde und Informationen aus vorhergehenden Untersuchungen und Behandlungen über Praxis- und Krankenhausgrenzen hinweg umfassend gespeichert werden können – dafür hat Bundesgesundheitsminister Jens Spahn mit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz gesorgt.”

    Quelle: Bundesgesundheitsministerium

    Einsicht in Patientenakte: Berufsunfähigkeitsversicherung und private Krankenversicherung

    Die Einsicht in die Patientenakte vor dem Abschluss von Versicherungen, bei denen es auf den Gesundheitszustand ankommt, ist zu empfehlen.

    Die Patientenakte gibt dir die Möglichkeit, diene Gesundheitshistorie vollständig und korrekt zu verstehen.

    Durch die Einsicht wird sichergestellt, dass du:

    • Die (anonyme) Risikovoranfrage korrekt ausfüllst.
    • Mögliche Erkrankungen zutreffend darstellen kannst: Bei deinen Erkrankungen also weder unabsichtlich “übertreibst” noch unabsichtlich “untertreibst”.
    • Keine wichtigen Erkrankungen vergisst.
    • … und damit der sogenannten “vorvertraglichen Anzeigepflicht” nachkommen.

    Hinweis: Wir begleiten Menschen wie dich beim Abschluss von Versicherungen (z.B. BU und PKV), damit du bei entscheidenden Schritten wie der anonymen Risikovoranfrage keine Fehler machst. Das ist wichtig, damit du einen guten Versicherungsschutz hast und die Versicherer im Ernstfall auch wirklich leisten! Dazu ist die professionelle Aufarbeitung des Gesundheitszustandes essenziell.

    Unser Tipp: Geh auf Nummer sicher und lass dich bitte vorher kostenlos von uns als Experten beraten. Bei uns stehen von Anfang an deine Fragen und Bedürfnisse im Vordergrund. Es geht um dich und nicht um ein Produkt. Wir führen Gespräche ohne Zeitdruck. Es entsteht keine Beratungsgebühr, auch wenn für dich keine Versicherung Sinn ergibt und auch wenn du bereits gut abgesichert sein solltest.

    Warum wir uns gegen Honorarberatung entschieden haben: Honorarberatung vs. Versicherungsmakler

    Häufige Fragen zur Einsicht in Patientenakte (FAQ)

    Patientenakte anfordern bei Arzt in Rente / Schließung der Praxis / Praxisaufgabe?

    Bei einer geplanten Schließung oder Aufgabe der Praxis wirst du im Regelfall vorab informiert. Du kannst dann eine Entscheidung treffen, was mit deinen Akten passieren soll – zum Beispiel Abholung der Patientenakte oder Versand an einen neuen (von dir zu benennenden Arzt).
    Falls die Schließung ohne Ankündigung erfolgt, sind viele Praxen postalisch über Nachsendungen erreichbar.
    Falls das nicht der Fall ist, kannst du bei der Kassenärztlichen Vereinigung oder bei der zuständigen Ärztekammer um die Herausgabe der Postanschrift bitten.

    Patientenakte anfordern bei Übergabe der Praxis

    Bei einer geplanten Übergabe wirst du im Regelfall vorab informiert. Du kannst dann eine Entscheidung treffen, was mit deinen Akten passieren soll – zum Beispiel Abholung der Patientenakte oder Versand an einen neuen (von dir zu benennenden Arzt).
    Falls die Übergabe ohne Ankündigung erfolgt, sind viele Praxen postalisch über Nachsendungen erreichbar.
    Falls das nicht der Fall ist, kannst du bei der Kassenärztlichen Vereinigung oder bei der zuständigen Ärztekammer um die Herausgabe der Postanschrift bitten.

    Patientenakte anfordern bei Arztwechsel?

    Kontaktiere dazu deinen “alten” Arzt und bitte ihn um die Weitergabe der Patientenakte.

    Wie lange dauert Zusendung der Patientenakte?

    Wenn du eine Kopie der Patientenakte anforderst, empfiehlt es sich, eine Frist zwischen 2 und 4 Wochen zu setzen – in dieser Zeitspanne ist eine Zusendung der Patientenakte an dich realistisch.
    Bei geringer Auslastung kann die Patientenakte aber bereits nach wenigen Tagen bei dir angekommen sein.
    Frage bei deiner Anfrage gerne nach, mit welcher Bearbeitungszeit du rechnen musst.

    Patientenakte anfordern bei Krankenkasse?

    Du kannst die Patientenakte auch bei der Krankenkasse anfordern. Gehe dazu in direkten Kontakt mit deiner Krankenkasse.

    Kontaktiere uns

    Als Versicherungsmakler mit jahrelanger Erfahrung möchten wir dich gerne unterstützen – damit du bei der Wahl und Ausgestaltung deiner Berufsunfähigkeitsversicherung sowie privaten Krankenversicherung keine Fehler machst.

    Du hast noch Fragen oder möchtest gerne mit uns eine anonyme Risikovoranfrage durchführen? Dann melde dich gerne telefonisch, per Mail oder direkt per Terminbuchung bei uns.

    Wir freuen uns auf deine Anfrage!

    Dein Versicherungsmakler in München

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